审计工具的信息化,审计人员的福音

　　审计对象的信息化是审计工具信息化的主要推动力。公司销售量早已突破了百万级大关。在这样的销售规模下，用于记录销售信息的数据规模也是成几何倍数增长。以我们销售数据准确性的审计项目为例。我们需要处理的年产品物流数据为500万条。若要进行跨年度的数据分析，我们需要一次至少处理1000万条以上的数据。

　　为了满足审计项目的需求，我们选择了Arbutus和SQL这两款计算机软件作为处理海量数据的审计工具。并结合传统的EXCEL和ACCESS数据处理软件共同辅助审计数据分析工作。

　　实践证明无论是Arbutus和SQL还是EXCEL和ACCESS，他们各有特色各有所长。在数据处理的各个阶段中发挥着各种不可替代的作用。以下就从数据分析的三个阶段进行分别说明。

　　1、在数据采集阶段

　　专业部门的信息系统一般都用SQL数据库语言作为开发语言。为了采集到最真实的原始数据。我们需要关注数据提供部门的数据下载过程。这些下载数据的命令就是由数据库语言SQL编制的。由于我们可以使用SQL语言，那么自己从业务部门的信息系统中下载数据就成为了可能。每次下载数据时，我们都要和IT部门和业务部门代表共同确定数据下载的SQL语句如何编写。

　　这样一方面避免了业务部门对审计要求不了解，而造成反复下载数据的无谓重复劳动，另一方面确保了审计数据的真实性和完整性。

　　2、数据分析阶段

　　由于SQL数据库语言是为所有数据库开发而设置的，所以这类语言在数据分析时并不方便、易操作。在这一环节我们选用Arbutus审计计算机命令语言，这一专门为审计人员开发的数据库查询语言。这一语言的操作简便性介于SQL和EXCEL之间。我们用这个数据分析工具可以使用桌面电脑处理1000万条以上的数据。远远超过EXCEL的数据处理的数量限制和速度瓶颈。

　　使用Arbutus不仅是在数据处理的数量和速度上有巨大飞跃，而且运用这样的工具可以保留每一步的数据分析过程。这样的分析过程可以反复执行。我们把记录这样分析过程的文件称为脚本。有了脚本，审计人员之间可以共享审计工作经验，避免针对同一审计对象的不同审计项目之间的重复数据分析。

　　3、异常数据排查阶段

　　经过数据分析后，异常数据将被筛选出来。如何对这些异常数据进行精加工，这时我们会用到EXCEL这一传统的数据分析软件。EXCEL的界面是大家最熟悉，操作最熟练的一款软件。而且EXCEL软件产生的文件格式每个审计人员和每个业务部门员工都能打开阅读。

　　EXCEL的操作很容易，但它的功能不简单。我们会用到EXCEL的高级功能，如数据透视表和函数功能。有时我们还会用到EXCEL中VBA程序语言进行复杂的数据分析工作。

　　上述三款软件好比厨师手中的刀，切大块肉用砍刀、切中块肉用片刀，要切小肉可用小刀。例如我们在销售数据准确性审计时，先用SQL语言从海量数据中下载我们需要的审计数据1000万条。这时SQL好比大砍刀，可用来切大数据。当数据从信息系统下载后，我们把这些数据导入Arbutus软件中，用专用的审计分析软件分析数据。这时Arbutus好比中片刀，用于切分中等数量的数据。最后我们从1000万条数据中筛选出上万条异常数据，如在某一天销售数量是平时日期销售数量数百倍的销售数据。对这些数万条的数据我们就用EXCEL软件分析。

　　总之，我们会按审计工作不同阶段的需求采用不同特点的数据分析软件。这些软件在各自领域内发挥着独特的作用。他们之间又相辅相成，成为审计人员身边的好帮手。

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